Instone Real Estate Group SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.06.2026 in Essen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts der Instone Real Estate Group SE und des Konzerns, des erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB und § 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2025

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 9. März 2026 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung gemäß § 173 Abs. 1 Satz 1 bzw. Satz 2 AktG bedarf es daher für die vorzulegenden Unterlagen nicht.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2025

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2025 in Höhe von EUR 41.314.219,52 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,43 je dividendenberechtigter Stückaktie = EUR 18.628.707,25

und Vortrag des Restbetrags auf neue Rechnung = EUR 22.685.512,27

Der vorstehende Gewinnverwendungsvorschlag basiert auf den am im Zeitpunkt der Billigung des Gewinnverwendungsvorschlags des Vorstands durch den Aufsichtsrat am 22. April 2026 bestehenden 43.322.575 dividendenberechtigten Stückaktien. Die Gesellschaft hält derzeit insgesamt 3.665.761 eigene Aktien, die keine Rechte vermitteln und auch nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern, werden Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung einen angepassten Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreiten, der unverändert eine Ausschüttung von EUR 0,43 je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht. Der auf neue Rechnung vorzutragende Betrag würde sich entsprechend ändern.

Der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende ist nach § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig. Die Dividende soll dementsprechend am 8. Juni 2026 ausgezahlt werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass Stimmabgaben per Briefwahl bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen zu diesem Tagesordnungspunkt 2 ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien behalten.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, Deutschland, für das am 31. Dezember 2026 endende Geschäftsjahr als Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer zu bestellen. Dieser soll auch - sofern eine solche erfolgt - die prüferische Durchsicht der bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu erstellenden unterjährigen Finanzberichte vornehmen.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers im Sinne des Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) 537/2014 auferlegt wurde.

Billigung des Vergütungsberichts

Gemäß § 120a Abs. 4 AktG in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) hat die Hauptversammlung über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr Beschluss zu fassen. Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2025 wurde gemäß § 162 AktG von Vorstand und Aufsichtsrat erstellt und durch den Abschlussprüfer der Gesellschaft formal geprüft. Er ist im Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2025 enthalten, der auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zugänglich ist.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2025 zu billigen.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Amtszeit sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 3. Juni 2026. Es ist daher eine Neuwahl erforderlich.

Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß Artikel 40 Abs. 2 und 3 und Artikel 9 Abs. 1 lit. c) der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 (SE-Verordnung) in Verbindung mit § 17 des SE-Ausführungsgesetzes (SEAG) sowie § 12 Abs. 1 der Satzung gegenwärtig aus fünf von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Der Aufsichtsrat schlägt, basierend auf entsprechender Empfehlung des Nominierungsausschusses vor, folgende Personen jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2029 beschließt, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen:

Die Wahlvorschläge wurden auf der Grundlage der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex abgegeben, erfüllen die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung, das Kompetenzprofil und das Diversitätskonzept festgelegten und unter https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/5650/vorstand-_-aufsichtsrat.html abrufbaren Ziele und beruhen jeweils auf der Empfehlung des Nominierungsausschusses. Über Sachverstand im Sinne des § 100 Abs. 5 AktG auf dem Gebiet der Abschlussprüfung verfügt Marc Oliver Heß, über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung Stefan Brendgen, Marc Oliver Heß, Stefan Mohr und David S. Beardsell. Der Sachverstand bezieht sich jeweils auch auf die für das Unternehmen bedeutsamen Nachhaltigkeitsfragen und ihre Prüfung. Der Aufsichtsrat hat sich bei den vorgeschlagenen Kandidaten versichert, dass sie den für das Amt zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

Die Kandidaten sind Mitglied in den nachfolgend aufgeführten (a) anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und (b) vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Stefan Brendgen
(a) HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG (Aufsichtsratsvorsitzender)
(b) Adler Group S.A. (Verwaltungsratsvorsitzender)

Stefan Mohr
(a) Keine
(b) Keine

David S. Beardsell
(a) Keine
(b) Keine

Iris Schöberl
(a) Keine
(b) Keine

Marc Oliver Heß
(a) Keine
(b) Keine

Die Kandidaten Stefan Mohr und David S. Beardsell sind Partner und Head of Corporate Investments bzw. Managing Director und Head of Asset Management bei Activum SG Capital. Es bestehen damit geschäftliche Beziehungen zwischen ihnen und einem direkt oder indirekt mit mehr als 10% an der Gesellschaft beteiligten Aktionär im Sinne der Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen darüber hinaus zwischen den Kandidaten und der Gesellschaft sowie sonstigen Unternehmen des Instone-Konzerns, den Organen der Gesellschaft (mit Ausnahme der bei den Herren Brendgen, Mohr und Beardsell bereits bislang bestehenden Mitgliedschaft im Aufsichtsrat der Gesellschaft) und direkt oder indirekt mit mehr als 10 % an der Gesellschaft beteiligten Aktionären keine persönlichen und geschäftlichen Beziehungen i.S.d. Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex. Sämtliche Kandidaten sind nach Einschätzung des Aufsichtsrats unabhängig i.S.d. Empfehlung C.6 des Deutschen Corporate Governance Kodex.

Es ist in Übereinstimmung mit der Empfehlung C.15 des Deutschen Corporate Governance Kodex beabsichtigt, die Wahlen als Einzelwahl durchzuführen.

Für den Fall seiner Wahl beabsichtigt Herr Brendgen, für den Aufsichtsratsvorsitz der Gesellschaft zu kandidieren.

Lebensläufe der Kandidaten einschließlich einer Übersicht über die wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat sind unter Ziffer II. dieser Einberufung als Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 7 abgedruckt und außerdem unter der Internetseite der Gesellschaft unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zugänglich.

Beschlussfassung über die teilweise Aufhebung der Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, die Schaffung einer neuen Ermächtigung des Vorstands, die Änderung des bedingten Kapitals und entsprechende Satzungsänderung

Um der Gesellschaft auch zukünftig vielfältige Finanzierungsmöglichkeiten zu eröffnen, soll die ursprünglich bis zum 8. Juni 2026 laufende Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen um weitere fünf Jahre verlängert und das in § 7 der Satzung enthaltene bedingte Kapital entsprechend angepasst werden. Die neu vorgeschlagene Ermächtigung ist mit der bisher bestehenden mit Ausnahme der Laufzeit weitgehend inhaltsgleich. Von der bisherigen, im Jahr 2021 erteilten Ermächtigung hat die Gesellschaft keinen Gebrauch gemacht.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

Die von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 9. Juni 2021 unter Ziffer (2) zu Tagesordnungspunkt 8 beschlossene Ermächtigung zur Ausgabe von Options- oder Wandelschuldverschreibungen wird mit Wirkung ab Eintragung des von der Hauptversammlung am 3. Juni 2026 nachstehend unter Ziffer (3) (a) zu beschließenden bedingten Kapitals in das Handelsregister aufgehoben.

Ergänzende Informationen zu den Tagesordnungspunkten

Ergänzende Angaben zu Tagesordnungspunkt 7 - Lebensläufe der Aufsichtsratskandidaten
 

Stefan Brendgen
Wohnort: Mönchengladbach, Deutschland
Geburtsjahr: 1964
Nationalität: Deutsch

Herr Brendgen wird als unabhängig im Sinne
der Empfehlungen des DCGK eingeschätzt

Hauptberufliche Tätigkeit

Beruflicher Werdegang

Ausbildung

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden in- und ausländischen oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Spezialkenntnisse gemäß Kompetenzmatrix des Aufsichtsrats in den Themenfeldern:

Stefan Brendgen verfügt über eine dreißigjährige Berufserfahrung in der Immobilienbranche. Hierzu zählen Leitungs- und Aufsichtspositionen in führenden Immobilienunternehmen, darunter auch solche mit Börsennotierung. Seine Tätigkeiten unter anderem als CEO und CIO der Allianz Real Estate Germany GmbH sowie als Leiter des Deutschlandgeschäfts von Tishman Speyer unterstreichen seine Expertise in Investment, Asset Management und strategischer Unternehmensführung im Immobiliensektor.

Darüber hinaus verfügt er aufgrund seiner Beratungstätigkeit und der aktuell und in der Vergangenheit von ihm ausgeübten Aufsichtsratsmandate über umfassende Erfahrung in der Überwachung und Beratung auch börsennotierter Immobilienunternehmen.

Ferner verfügt er basierend auf seiner früheren Tätigkeit als CEO bei der Allianz Real Estate Germany GmbH über Spezialkenntnisse im Bereich Nachhaltigkeit, die er in seinen weiteren beruflichen Stationen als Berater und Mitglied von Aufsichtsräten großer Immobiliengesellschaften hat einbringen und kontinuierlich weiter ausbauen können.
 

Stefan Mohr
Wohnort: Frankfurt a.M., Deutschland
Geburtsjahr: 1967
Nationalität: Deutsch

Herr Mohr wird als unabhängig im Sinne
der Empfehlungen des DCGK eingeschätzt

Hauptberufliche Tätigkeit

Beruflicher Werdegang

Ausbildung

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden in- und ausländischen oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Spezialkenntnisse gemäß Kompetenzmatrix des Aufsichtsrats in den Themenfeldern:

Stefan Mohr verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung als M&A-Berater und Investment Manager für führende europäische Finanzinstitute, Private Equity-Häuser und Immobilieninvestoren. Als Partner und Head of Corporate Investments von Activum SG Capital ist er aktuell europaweit verantwortlich für das Sourcing neuer M&A-Transaktionen, die Durchführung von Akquisitionsprozessen, die Strukturierung von komplexen Finanzierungslösungen sowie den Aufbau und die Entwicklung von großen Immobilienplattformen.

Seine Funktion umfasst auch die Anschlussbetreuung der getätigten Investments sowie die Steuerung ihrer Wertentwicklung. In seinen Verantwortungsbereich fallen derzeit Portfoliounternehmen mit einem Volumen von mehr als EUR 900 Mio. Herr Mohr war Teil des Teams von Activum SG Capital, welches die Instone Real Estate Group SE Anfang 2018 erfolgreich an die Frankfurter Wertpapierbörse gebracht hat. Vor diesem Hintergrund war er im Jahr 2018 Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft und ist daher mit dem Unternehmen bereits sehr gut vertraut.
 

David S. Beardsell
Wohnort: Eindhoven, Niederlande
Geburtsjahr: 1975
Nationalität: USA / Niederlande

Herr Beardsell wird als unabhängig im Sinne
der Empfehlungen des DCGK eingeschätzt

Hauptberufliche Tätigkeit

Beruflicher Werdegang

Ausbildung

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden in- und ausländischen oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Spezialkenntnisse gemäß Kompetenzmatrix des Aufsichtsrats in den Themenfeldern:

David S. Beardsell verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Immobiliensektor und leitet derzeit alle strategischen Asset- und Portfolio-Management-Aktivitäten der Activum SG Capital in Europa. Er hat in einem breiten Spektrum von Anlageklassen gearbeitet, darunter Büroflächen, Einzelhandel, Hotels, Wohnanlagen und Unternehmen. Er verfügt über eine breite Wissensbasis und tiefgreifende Erfahrung im Management komplexer Vermögenswerte und Unternehmen. Er ist außerdem Mitglied der Geschäftsführung mehrerer Portfoliounternehmen von Activum SG Capital in den Niederlanden. Darüber hinaus bekleidet er mehrere Direktorenposten in diversen Zweckgesellschaften (Special Purpose Vehicles - SPVs) der Activum SG Capital in Großbritannien.
 

Iris Schöberl
Wohnort: Gräfelfing, Deutschland
Geburtsjahr: 1965
Nationalität: Deutsch

Frau Schöberl wird als unabhängig im Sinne
der Empfehlungen des DCGK eingeschätzt

Hauptberufliche Tätigkeit

Beruflicher Werdegang

Ausbildung

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden in- und ausländischen oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Spezialkenntnisse gemäß Kompetenzmatrix des Aufsichtsrats in den Themenfeldern:

Iris Schöberl verfügt über mehr als vier Jahrzehnte Erfahrung in der Immobilien- und Finanzwirtschaft und zählt zu den profiliertesten Führungspersönlichkeiten der Branche. Als Geschäftsführerin von Columbia Threadneedle Investments in Deutschland sowie Mitglied des europäischen Executive Committee verantwortet sie ein Immobilienportfolio von über 3,9 Mrd. Euro und führt ein großes internationales Team . Zuvor leitete sie erfolgreich verschiedene Organisationseinheiten bei BMO Real Estate Partners, F&C REIT und REIT Asset Management und baute maßgeblich institutionelle Plattformen, Fondsstrukturen und Governance-Modelle auf.

Neben ihrer Tätigkeit bei Columbia Threadneedle Investments wurde sie 2021 zunächst in den Vorstand, 2024 dann zur Präsidentin des ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss e.V. gewählt und hat zudem den Vorsitz des ZIA ESG-Rats inne. Darüber hinaus ist sie Vorstandsmitglied im BDI-Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. und des Projekts „Stadtlabore für Deutschland“ sowie Mitbegründerin des Vereins „Frauen in der Immobilienwirtschaft“.

Im November 2023 wurde sie mit dem ULI Leadership Award in der Kategorie Immobilienwirtschaft und im Mai 2025 als „Managerin des Jahres“ in der Immobilienwirtschaft ausgezeichnet.
 

Marc Oliver Heß
Wohnort: Lindau, Deutschland
Geburtsjahr: 1973
Nationalität: Deutsch

Herr Heß wird als unabhängig im Sinne
der Empfehlungen des DCGK eingeschätzt

Hauptberufliche Tätigkeit

Beruflicher Werdegang

Ausbildung

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden in- und ausländischen oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Spezialkenntnisse gemäß Kompetenzmatrix des Aufsichtsrats in den Themenfeldern:

Marc Oliver Heß verfügt über ausgewiesene Fachkenntnisse und langjährige Führungserfahrung im immobiliennahen Finanzsektor. Seine berufliche Laufbahn umfasst zentrale Funktionen in der Deutschen Postbank AG, der Deutschen Bank AG sowie der Aareal Bank AG, darunter mehrjährige Tätigkeiten als Chief Financial Officer, Vorstandsmitglied und stellvertretender Vorstandsvorsitzender in börsennotierten Kreditinstituten. Herr Heß verfügt u.a. über umfassende Expertise und Fachkenntnisse in den Bereichen Finanzberichterstattung, Rechnungslegung und Abschlussprüfung sowie Controlling, Treasury, Risikomanagement und strategischer Steuerung großer Finanzorganisationen.

Neben seinen operativen Funktionen war Herr Heß Mitglied diverser Aufsichtsräte, darunter der Düsseldorfer Hypothekenbank als Vorsitzender des Aufsichtsrats sowie der Aareon AG, Mainz, als Vorsitzender des Prüfungsausschusses. Darüber hinaus hielt Herr Heß in seiner bisherigen beruflichen Laufbahn zahlreiche Mandate beim Bundesverband deutscher Banken (BdB), dem Verband deutscher Pfandbriefbanken (VdP) und dem Deutschen Rechnungslegungsstandards Committee (DRSC).

Weitere Angaben zur Einberufung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 46.988.336,00 in 46.988.336 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte beläuft sich somit auf 46.988.336. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung 3.665.761 eigene Aktien, aus denen ihr keine Rechte zustehen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 19 Abs. 3 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes, für den ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend ist, muss sich gemäß § 19 Abs. 4 der Satzung auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung (Nachweisstichtag), d.h. auf den Geschäftsschluss des 12. Mai 2026 (24:00 Uhr MESZ), beziehen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter der nachstehenden Adresse (postalisch oder E-Mail) mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind, also bis spätestens zum Ablauf des 27. Mai 2026 (24:00 Uhr MESZ):

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens am sechsten Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind, also ebenfalls bis spätestens zum Ablauf des 27. Mai 2026 (24:00 Uhr MESZ).

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Der Nachweisstichtag bedeutet keine Sperre für die Verfügung über Aktien; diese können insbesondere unabhängig vom Nachweisstichtag erworben oder veräußert werden. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag wirken sich nicht auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts aus. Entsprechendes gilt für Aktienerwerbe nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien innehaben und erst danach Aktionär werden, sind in der Hauptversammlung am 3. Juni 2026 nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Verfahren für die Stimmabgabe bei (elektronischer) Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen in Textform oder im Wege elektronischer Kommunikation durch Briefwahl abgeben und ändern. Insbesondere können Stimmen elektronisch unter Nutzung des zugangsgeschützten InvestorPortal der Instone Real Estate Group SE unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting übermittelt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ).

Für eine Übermittlung von Briefwahlstimmen auf anderem Weg steht das auf der Eintrittskarte abgedruckte Formular zur Verfügung. Das Formular zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl ist auch unter der Internetadresse der Gesellschaft https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zum Download abrufbar. Postalisch oder per E-Mail übermittelte Briefwahlstimmen müssen bis zum 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ) unter nachstehender Adresse (postalisch oder E-Mail) eingehen, um auf der Hauptversammlung berücksichtigt werden zu können:

Auch auf anderem Wege als über das InvestorPortal übermittelte Briefwahlstimmen können über das InvestorPortal geändert oder widerrufen werden.

Verfahren für Stimmabgabe bei Stimmrechtsvertretung

Bevollmächtigung eines Dritten

Der Aktionär kann sein Stimmrecht bzw. seine sonstigen hauptversammlungsbezogenen Rechte auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Auch im Falle einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung des Aktionärs - wie oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ ausgeführt - erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform (zu den Ausnahmen bei Stimmrechtsvertretern nach § 135 AktG siehe sogleich unter 4.2). Für die Vollmachtserteilung kann das auf der Eintrittskarte enthaltene Vollmachtsformular genutzt werden.

Das Vollmachtsformular ist auch unter der Internetadresse der Gesellschaft https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zum Download abrufbar.

Die Vollmacht und ihr Widerruf können entweder

Vollmachtsformulare, die zur Vollmachtserteilung verwendet werden können, werden angemeldeten Aktionären mit der Eintrittskarte übersandt. Die Nutzung des InvestorPortals durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Eintrittskarte versandten Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden. Die Nutzung des Zugangscodes durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Stimmrechtsvertretung durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder diesen gleichgestellten Personen (§ 135 AktG)

Soweit eine Vollmacht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder an eine im Hinblick auf die Stimmrechtsausübung nach den aktienrechtlichen Bestimmungen diesen gleichgestellte Person oder Institution erteilt wird, bedürfen die Vollmachtserteilung und ihr Widerruf nach den gesetzlichen Vorschriften nicht der Textform. Hier genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Intermediäre und Aktionärsvereinigungen sowie die ihnen nach § 135 AktG gleichgestellten Personen und Institutionen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen; bitte stimmen Sie sich diesbezüglich jeweils mit den zu Bevollmächtigenden ab. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf es in diesem Fall nicht.

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Wir bieten allen Aktionären und deren Bevollmächtigten an, sich durch unsere Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Bevollmächtigung und die Weisungen sind in Textform zu erteilen. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können insbesondere bis zum 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ) über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group SE unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Für eine Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter auf anderem Weg kann das Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden, das auf der Eintrittskarte abgedruckt sowie unter der Internetadresse der Gesellschaft https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zum Download abrufbar ist. Postalisch oder E-Mail übermittelte Vollmachten und Weisungen müssen bis zum 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ) unter nachstehender Adresse (postalisch oder E-Mail) eingehen, um auf der Hauptversammlung berücksichtigt werden zu können:

Der Widerruf der Vollmacht sowie die Änderung von Weisungen sind, sofern sie postalisch oder E-Mail erfolgen, ebenfalls bis zum 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ) in Textform an die vorstehend genannte Adresse zu senden. Ein Widerruf der Vollmacht sowie die Änderung von Weisungen ist auch dann über das InvestorPortal möglich, wenn die Erteilung der Vollmacht nicht über das InvestorPortal erfolgte.

Am Tag der Hauptversammlung können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zum Beginn der Abstimmungen auch an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Die Stimmrechtsvertreter können nicht zur Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts der Aktionäre, zur Stellung von Anträgen sowie zum Einlegen von Widersprüchen bevollmächtigt werden.

Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung

Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über das InvestorPortal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212)) durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das InvestorPortal, 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212), 3. per E-Mail, 4. per Brief, 5. auf anderen in der Einladung genannten Wegen.

Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Eine spätere Stimmabgabe als solche gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung eingehen, gilt: Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und letztere haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Die Stimmabgaben per Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien. Gleiches gilt, wenn zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt wird.

Kreditmanagement Ausland

Die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Berechtigungsnachweis sowie Informationen über Vollmachten und Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter und zur Bevollmächtigung Dritter können gemäß § 67c AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU 2018/1212) auch über Intermediäre im ISO 20022 Format (z.B. über SWIFT, CMDHDEMMXXX) übermittelt werden. Für die Nutzung von SWIFT ist eine Autorisierung über die SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich.

Anmeldungen sowie der Berechtigungsnachweis über einen Intermediär gemäß § 67c AktG müssen spätestens bis zum letzten Anmeldetag, das heißt bis 27. Mai 2026 (24.00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Änderungen von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachts- und Weisungserteilungen gemäß § 67c AktG über einen Intermediär sind danach noch möglich und müssen bis 2. Juni 2026 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft eingegangen sein.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß Art. 56 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG i.V.m. § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den anteiligen Betrag des Grundkapitals der Instone Real Estate Group SE von EUR 500.000,00 (das entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Instone Real Estate Group SE zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (Tag der Hauptversammlung sowie des Zugangs des Verlangens nicht mitgerechnet), also spätestens bis zum 3. Mai 2026 (24:00 Uhr MESZ), unter der nachstehenden Adresse zugegangen sein:

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse (postalisch oder per E-Mail) zu richten:

Alle nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären im Internet unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting einschließlich des Namens des Aktionärs und seiner bei Gegenanträgen erforderlichen Begründung sowie einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung zugänglich gemacht, sofern sie bis spätestens 19. Mai 2026 (24:00 Uhr MESZ) unter der vorgenannten Adresse zugegangen sind.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf ein mündliches Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in dem Konzernabschluss eingebundenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht gemäß § 131 Abs. 3 AktG besteht.

Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Hauptversammlung ist der Versammlungsleiter gemäß § 20 Abs. 2 der Satzung ermächtigt, das Rede- und Fragerecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.

Unterlagen / Veröffentlichungen auf der Internetseite

Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an sind sämtliche nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen über die Internetseite der Gesellschaft unter https://ir.de.instone.de/annual-general-meeting zugänglich. Auf der genannten Internetseite finden sich auch weitergehende Erläuterungen der Aktionärsrechte gemäß Art. 56 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG.

Weitere Informationen zur Abstimmung

Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 sowie 7 und 8 haben verbindlichen, die vorgesehene Abstimmung zu Tagesordnungspunkt 6 hat empfehlenden Charakter im Sinne der Tabelle 3 der DurchführungsVO (EU) 2018/1212. Es besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja (Befürwortung) oder Nein (Ablehnung) zu stimmen oder auf eine Stimmabgabe zu verzichten (Enthaltung).